Hva får du egentlig for IT-avtalen din?

Det ligger to tilbud på bordet. Begge har en pris per bruker per måned, og det ene er merkbart lavere. Valget virker enkelt.

Et halvt år senere kommer fakturaene for det ingen tenkte på. En ny ansatt skulle ha PC. Skriveren på lageret sluttet å virke. Noen måtte se på brannmuren. Alt ble fakturert som timer.

Problemet er sjelden at bedriften valgte feil leverandør. Problemet er at den sammenlignet prisen, ikke innholdet.

Prisen per bruker sier lite alene

Pris per bruker er enkel å sammenligne, men den er bare en boks. Det som avgjør, er hva som ligger i den. I den ene avtalen er Microsoft 365-lisensene og support med. I den andre kommer de i tillegg. I den ene følger noen med på systemene døgnet rundt. I den andre oppdager dere feilen selv, mandag morgen.

Det som ikke står i tilbudet, blir gjerne en faktura

«Full drift» og «komplett IT» kan bety mye forskjellig. Det som ikke er nevnt, er som regel ikke med.

Tenk deg en bedrift med rundt 25 ansatte som bytter til en rimeligere leverandør. To nye ansatte starter samme måned, og oppsett av PC, e-post og tilganger føres som konsulenttimer. Så skal kontoret utvides, og nettverket må justeres. Det var heller ikke med. Avtalen dekket akkurat det den sa. Den sa bare mindre enn bedriften trodde.

Still de samme spørsmålene til alle tilbudene:

1. Er Microsoft 365-lisensene med i prisen, og er det riktig lisens for hver bruker?
2. Hvor mye support er inkludert, og hva koster det når dere går over?
3. Er oppsett av PC, e-post og tilganger med når noen begynner eller slutter?
4. Hvem følger med på at systemene går, også utenom arbeidstid?
5. Er nettverket på kontoret (internett, trådløst nett og brannmur) en del av avtalen?
6. Hva med lokale servere eller fagsystemer som ikke kan flyttes til skyen?
7. Hva er ikke inkludert, og hvordan blir det fakturert?

Det siste spørsmålet er det viktigste. En leverandør som er tydelig på hva som ikke er med, er som regel tydelig på resten.

Sikkerhet bør ikke være et tillegg

Sikkerhet skiller tilbudene mye, uten at det synes på prisen. Spør om tre ting: tofaktor (MFA), altså passord pluss en kode på mobilen. Betinget tilgang, der systemet sjekker hvem som logger inn, fra hvilken maskin og hvor. Og opplæring av de ansatte, for eksempel øvelser med falske svindel-e-poster. Ingen av delene er dyre å få på plass, men de er dyre å mangle.

Spør hvem som eier problemet

Når noe ikke virker, er det første spørsmålet ofte hvem sin feil det er. Har dere én leverandør for brukerne, en annen for nettverket og en tredje for serveren, kan svaret fort bli at det er de andre sitt ansvar. Hver for seg har de rett, men dere står fortsatt uten e-post. Spør derfor hvem som tar ansvar når feilen ligger mellom to områder. Har dere ingen egen IT-ansvarlig, er ett sted å ringe ofte enklest.

Mellomrommene mellom IT, økonomi og regnskap

De fleste bedrifter har også et økonomisystem, en regnskapsfører og kanskje et fagsystem, ofte med hver sin leverandør. Det er i mellomrommene tiden forsvinner: tall som tastes inn to steder, rapporter som settes sammen for hånd i Excel, eller en integrasjon (en kobling som flytter data automatisk mellom systemer) som sluttet å virke uten at noen fikk beskjed. Den kostnaden står ikke på noen faktura, men den viser seg i timene dere bruker på å holde ting sammen. Spør derfor om leverandøren kan se på mer enn sin egen del.

Bindingstid sier noe om hvordan leverandøren jobber

Mange IT-avtaler har bindingstid. Det kan gi lavere pris og er ikke nødvendigvis galt. Men med bindingstid må leverandøren gjøre en god jobb for å vinne avtalen. Uten bindingstid må den gjøre en god jobb hver måned for å beholde den. Har dere bindingstid i dag, sjekk når den løper ut og hva oppsigelsestiden er, så avtalen ikke fornyes automatisk fordi ingen fulgte med på datoen.

Slik sjekker dere avtalen dere har i dag

Ta fram avtalen, gå gjennom spørsmålene over og hold svarene opp mot fakturaene fra det siste halvåret. Det gir et ærlig bilde av hva IT-en faktisk koster. Finner dere mange timer for ting dere trodde var med, er det et godt utgangspunkt for en samtale med leverandøren. Vil dere ha noen til å gå gjennom avtalen sammen med dere, så ta kontakt.

‍