Han som fikser IT-en har sagt opp. Hva gjør dere videre?

Det er torsdag ettermiddag. Han som har fikset IT-en siden dere var åtte ansatte, stikker hodet inn på kontoret ditt og sier at han har fått ny jobb. Tre måneders oppsigelse. Du gratulerer, og mener det.

Så begynner det å demre. Du vet ikke hvor passordene ligger. Du vet ikke hvem som skal ringes når serveren står, eller om noen faktisk tar kopi av filene deres. Du vet bare at det fungerer. Helt til det ikke gjør det.

Den andre varianten kommer stillere. IT-leverandøren dere har brukt i ti år, er kjøpt opp. Kontaktpersonen som kjente bedriften, er borte. Det kom en ny portal, et nytt telefonnummer og et saksnummer på alt. Ingen har sagt opp avtalen, men det er heller ingen der som lenger vet hvem dere er.

Begge situasjonene ender på samme sted: hos deg som daglig leder, med et ansvar du ikke har bedt om.

Det er ikke teknologien som forsvinner. Det er oversikten.

Det som forsvinner, er kunnskapen om hvor ting er, hvem som har tilgang til hva, og hva som faktisk er avtalt med hvem.

I bedrifter med 10 til 100 ansatte ligger den kunnskapen påfallende ofte i ett hode. Passordet til administratorkontoen i Microsoft 365. Hvem som eier domenet (adressen som står etter @ i e-posten deres). Hvor sikkerhetskopien går, og om noen noen gang har testet at den kan hentes tilbake.

Det første som står på spill, er tilgangene. Den dagen han er borte, må noen andre kunne logge inn som administrator, opprette en bruker til en ny ansatt og sperre en som slutter. Kan ingen andre det, er dere avhengige av velvilje fra en tidligere kollega.

Det andre er sikkerhetskopien, altså kopien av filer og systemer som skal kunne hentes tilbake når noe går galt. «Det går automatisk» er den vanligste beskrivelsen vi hører. Det er ikke et svar. Spørsmålet er hva som kopieres, hvor ofte, og når noen sist sjekket at det faktisk virker.

Det tredje er hverdagen. Hvem ringer de ansatte når e-posten, skriveren eller fagsystemet stopper mandag morgen? Er svaret «han», har dere et hull fra hans siste dag.

De fleste bedrifter går flere uker uten at noe skjer. Problemet er at det du ikke har oversikt over, oppdager du den dagen noe stopper. Det er den dyreste dagen å finne det ut på.

Tre leverandører som peker på hverandre

Mange bedrifter i denne størrelsen har ikke én IT-leverandør. De har tre. Én som leverer PC-er og Microsoft 365. Én som har nettverket (bredbånd, trådløst nett og boksene i skapet). Og én som drifter serveren der fagsystemet ligger.

Det fungerer fint så lenge én person hos dere holder trådene. Han vet at når regnskapssystemet er tregt, er det serverleverandøren som skal ringes, ikke nettverksfolkene.

Den dagen han slutter, blir du prosjektleder for egen IT. Hver feil starter med et spørsmål om hvem sin feil det er. «Det er ikke oss, det må være nettverket.» I mellomtiden sitter 30 ansatte og venter.

En typisk situasjon vi kjenner igjen: en bedrift med rundt 40 ansatte, tre leverandører og én ansatt som visste hvem som gjorde hva. Da han sluttet, tok det tre uker og fire e-postrunder før noen fant ut hvem som faktisk eide domenet deres. Ingenting var nede. Men ingen kunne heller opprette e-post til de to nye som begynte den første i måneden.

Sjekkliste for de neste 14 dagene

Dette kan du gjøre selv, fra i morgen, uansett hvem som skal fikse IT-en videre.

1. Be om en liste over alt han har tilgang til. Microsoft 365, domenet, nettverksutstyret, fagsystemet, sikkerhetskopien, leverandørportalene. Ikke passordene ennå, bare listen.
2. Sørg for at minst to personer har administratortilgang til det viktigste, og at passordene ligger i en passordhåndterer (et program som lagrer passord trygt, ikke et regneark på fellesområdet).
3. Finn alle avtalene. Bredbånd, lisenser, fagsystem, domene, support. Hvem er avtalepart, når fornyes de, og hvem får fakturaen.
4. Spør om sikkerhetskopien. Hva kopieres, hvor ofte, hvor ligger den, og når ble det sist testet at filene kan hentes tilbake.
5. Skriv ned hvem de ansatte skal ringe når noe stopper, gyldig fra hans siste dag. Heng det opp ved kaffemaskinen.
6. Be om en skriftlig overlevering av det som skjer ofte. Ny ansatt skal ha PC og tilganger. En som slutter skal fjernes. Serveren står. E-posten er nede.
7. Bestem dere for hvordan dette skal eies videre. En ny ansatt, en av leverandørene dere allerede har, eller én partner som tar alt. Bruk de fem spørsmålene under.
8. Bytt alle passord han har hatt, og fjern tilgangene hans, den dagen han går. Ikke fordi dere mistror ham. Fordi det er sånn det skal gjøres, for alle som slutter.

Fem spørsmål du kan stille uten å kunne ett fagord

Disse fungerer like godt på leverandøren dere har i dag som på en ny. Still dem i neste statusmøte, og legg merke til hvor lang tid det tar å få svar.

1. Hvem ringer jeg når noe stopper, og hvem har ansvaret hvis det viser seg å være «noen andres» feil?
2. Hvis den som hjelper oss i dag slutter hos dere, hva skjer da? Ligger kunnskapen om bedriften vår i et system, eller i et hode?
3. Hva har vi av sikkerhetskopi, og når testet dere sist at vi faktisk får filene tilbake?
4. Hva koster det per måned, hva er inkludert, og hva kommer i tillegg?
5. Hvis vi vil bytte leverandør om ett år, hvordan får vi med oss alt som er vårt?

Ingen av spørsmålene handler om teknologi. De handler om ansvar, penger og hva som skjer når noe går galt. Det er det som faktisk avgjør om IT-en er trygg.

Hva som er riktig for dere, avhenger. Har dere under 20 ansatte, alt i Microsoft 365 og ingen egen server, kan en dyktig enkeltperson eller en liten leverandør være nok. Har dere fagsystem på egen server, flere lokasjoner eller folk på hjemmekontor, er det ofte tryggere at ett team har ansvaret for både brukerne, nettverket og serveren. Da er det ingen andre å peke på.

Det du kan gjøre i dag, før noe annet: finn ut hvor administratorpassordet til Microsoft 365 ligger, og hvem andre enn ham som har det. Vet du ikke svaret, har du funnet punkt 1 på listen.

Slik jobber vi i Compute

Vi drifter IT for bedrifter med 10 til 100 ansatte i Vestland som ikke har egen IT-avdeling. Bruker, nettverk og datasenter (der serverne faktisk står) leveres av samme team i Bergen, med ett telefonnummer og ett ansvarspunkt. Vi har to egne datasentre, og ingen bindingstid. Det siste er med vilje. Vi vil at dere skal kunne gå, for da må vi gjøre oss fortjent til at dere blir.

Sitter du med beskjeden fra han som fikser IT-en, og vil ha noen å gå gjennom listen sammen med, så ta kontakt. Det starter alltid med en samtale, og du trenger ikke å kunne ett eneste fagord.