Det som faktisk betyr noe

Styrk din bedrift med Power BI

Tide er Norges nest største mobilitetsselskap og blant de største aktørene i Danmark. Kjernevirksomheten til Tide er busstransport for offentlige og private kunder. Hoveddelen av dette gjelder rutebilkjøring for offentlige oppdragsgivere, men selskapet er Norges største aktør innenfor kommersiell turkjøring, samt fly- og ekspressruter. Sannsynligheten for at du har sett rute, fly- og ekspressbusser fra Tide er derfor svært høy.

Totalt har Tide over 5.500 medarbeidere og en moderne bussflåte med mer enn 2.200 busser, ledet fra hovedkontoret i Bergen.

Med mer enn 19.500 daglige bussreiser begynner også kompleksiteten å ta seg opp. For å befeste sin posisjon som en av de ledende aktørene innen kollektivtransport er det avgjørende at selskapet anvender data og analyseverktøy på en god måte. Vi ble derfor utrolig glade da Tide ønsket at Compute skulle gjennomføre opplæring av ca. 30 ansatte fra flere ulike forretningsområder for å gi de et løft på dette området.

På agendaen ble det lagt opp til både teknisk og faglig opplæring slik at forutsetningene til organisasjonen som helhet ble forbedret innen data- og innsiktsarbeid. Alle ansatte trenger tross alt ikke være eksperter på teknologien og verktøykassen som er tilgjengelig, men flest mulig bør imidlertid forstå mulighetene som ligger der.

Bakgrunn for opplæringen

Rundt bakgrunnen for opplæringsløpet som ble satt i gang sier økonomisjef Audun Lauvås (kommersiell avdeling i Tide Buss) følgende:

«Tide har et stort, kompetent miljø innenfor tradisjonelle verktøy i Office-pakken som Excel, men er bevisst på å kontinuerlig heve den digitale kompetansen blant egne ansatte innenfor økonomi og regnskap. Mer spesifikt handler det om en felles minsteforståelse knyttet til analyseverktøy som for eksempel Power BI. I tillegg mener vi generelt økt forståelse og innsikt kan bedre både intern effektivitet og kommunikasjon med interne analytikere som bruker slike verktøy i daglig arbeid, samt mot eksterne kunder og leverandører».

Gjennomføring

I Tide var det en hypotese at dersom flere ansatte forstår mulighetene i dagens verktøykasse vil arbeidsoppgaver både kunne løses mer effektivt og på et høyere nivå. Derfor var store deler av opplæringen rettet mot å forstå hva som skjer i samfunnet, og hvordan kode og data binder sammen mer og mer rundt oss. Denne delen av kurset, omtalt som «Verden blir mer datadrevet» hadde derfor ekstra stort nedslagsfelt.

Deretter stod opplæring i Power BI på menyen. Opplæringen ble spesifikt rettet mot brukere med lav til middels kompetanse i Power BI.

«Opplæringen hevet først og fremst den felles plattformen av forståelse for bruk av Power BI blant brukere som tidligere foretrakk Excel, eller kun brukte Power BI som lesere. Den økte forståelsen vil brukes til både forbedret kommunikasjon og forståelse for effektiviseringsmuligheter, samt muligheter for at brukeren selv kan utarbeide rapporter som forenkler dagens arbeidsoppgaver. Den økte forståelsen skaper også bedre grunnlag for å vurdere hvorvidt tradisjonelle verktøy eller digitale løsninger vil fungere best, samlet sett», sier Audun.

Etter kurset ble gjennomført har Compute fått bekreftet at flere av de involverte deltakerne har identifisert arbeidsoppgaver eller områder der bruk av Power BI eller andre digitale løsninger kan løse oppgavene mer effektivt. Videre er flere rapporter som tidligere ble laget i Excel nå presentert via Power BI, med kortere tidsbruk enn tidligere, og høyere nytte for mottagere.

For oss i Compute er dette søt musikk. Vi elsker å bidra til at kundene får mer ut av sine data!

«Compute viste at de raskt skjønte vår bestilling og behov, og foreslo en kurspakke som dekket dette. De var også lydhøre for tilpasninger underveis samt tilrettela for en god balansegang mellom teori og praksis, herunder visning og oppgaveløsning. Vi er veldig godt fornøyd med løsningen Compute kom med og hvordan de gjennomførte opplæringen hos Tide»

– Audun Lauvås

Hvorfor oppleves det av mange vanskelig og tidskrevende å faktisk skrive en styre- eller generalforsamlingsprotokoll? Hva skal være med, og i hvilken rekkefølge skal det stå? Kanskje du har spurt den så mye omtalte søkemotoren ChatGPT disse spørsmålene? Kanskje svaret fra ChatGPT er at det ikke trenger å være vanskelig – det finnes nemlig verktøy som bruker kunstig intelligens (AI) for å bistå deg i ditt styrearbeid.

I styrets arbeid møter vi formaliteter og lovkrav som kan være krevende å følge opp. Blant annet, protokoller som skal skrives, ha riktig innhold og oppbevares trygt gjennom hele selskapets levetid. Samtidig kan det være vanskelig å vite hvilke formaliteter som følger med ulike styreoppgaver.

Vi i Compute bruker styreportalen Bård i vårt styrearbeid. Her samler vi all dokumentasjon, kaller inn til styremøter og generalforsamlinger, fører referat og protokoller, og sender dokumentasjon til digital signatur. I Bård finnes det guider som enkelt bistår styret å opprettholde lovkrav, for eksempel ved tildeling av prokura til daglig leder. Guidene sikrer at styrer får gjennomført oppgavene sine på en enkel og trygg måte. Best av alt: AI-motoren som er integrert i verktøyet hjelper deg å skrive protokoller direkte i møtet. Alt du trenger å gjøre er å notere i stikkordsform eller bruke kulepunkt, så vil systemet kunne skrive en utfyllende tekst i etterkant som enkelt kan endres på. Tidsbesparende, effektivt og ikke minst gøy!

Det er vår klare anbefaling at en tar styrearbeidet på alvor og positivt utnytter de muligheter et aktivt styre kan gi bedriften. Det er et klart og tydelig lovverk som regulerer hva som kreves ved gjennomføring og dokumentasjon av styremøter og generalforsamlinger. For eksempel, om et selskap skal vedta et tilleggsutbytte skal det både avholdes styremøte og ekstraordinær generalforsamling, og det skal føres protokoller som dokumenterer at selskapet har fattet vedtaket på korrekt grunnlag. Hvis dette ikke blir gjennomført, vil tilleggsutbyttet være ulovlig vedtatt, og det kan få konsekvenser som lett kunne vært unngått.

Det er mye bra som kommer ut av å ha et proaktivt styre som har orden på formalitetene. Styret kan gi verdifulle innspill til selskapets strategi og fastsette klare planer som selskapet kan styres etter. Gode og tilgjengelige protokoller tydeliggjør styrets beslutninger og gjør det lettere for ledelsen å følge opp disse. Et planlagt og kommunisert årshjul for styrearbeidet vil gi kontinuitet og trygghet i hele organisasjonen og gir en god oversikt over når styret planlegger å behandle viktige saker.

Med andre ord – styrearbeid gjør seg ikke helt selv, men med Bård blir det i vertfall mye enklere enn det tradisjonelt har vært.

TV 2 er et redaktørstyrt mediehus og kommersiell allmennkringkaster. Her jobber 900 mennesker hver dag for å skape verdifulle og viktige øyeblikk. De ansatte lever for å sette spor gjennom å være tett på og engasjere, dette gjelder både historiene som fortelles, men også hvordan TV 2 fungerer som en arbeidsplass.

TV 2 har over lengre tid jobbet med å få mest mulig ut av dataene sine, og benytter fremtidsrettede og moderne teknologier for å understøtte dataflyter og analyser. Data og innsiktsavdelingen har ansvaret for å sørge for at analytiske data kureres, og til syvende og sist, kan anvendes, på en optimal måte. Sentralt i dette arbeidet er skiftet mot et skybasert datavarehus, som igjen sikrer bedre skalerbarhet og distribusjonsmuligheter enn tidligere løsning gjorde. Basert på anbefalinger ble Compute Insight spilt på banen, og vi har vært så heldige å få bistå TV 2 på denne reisen.

Sammen med et analyseteam i TV 2, bestående av utviklere, dataingeniører, data scientister og analytikere, har vi jobbet med ting som:

• Sette opp dataflyter fra A-Å. Ved faste intervaller/kontinuerlig lastes data over i datavarehuset. Her behandles de videre, og struktureres opp slik at arbeid blir mer hensiktsmessig og enklere å gjennomføre senere i dataverdikjeden. Kildene prioriteres løpende, men omfavner alt fra kundedata, seertall, henvendelser hos kundesenter og artikkeldata på nettsiden.
• Tilrettelegge data for rapportering og selvbetjening. TV 2 ønsker at ulike team i organisasjonen skal kunne finne svar på det de lurer på, særlig rundt eget domene. Data og innsiktsteamet er en viktig fasilitator her, og vi jobber kontinuerlig med å sørge for at de ulike domenene tar et aktivt eierskap til sine data. I tillegg har teamet selv ansvar for en del av de viktigste dataflytene i TV 2.
• Utvikle rapporter. Her har det skjedd mye parallelt. TV 2 har gått all-in på Google sin plattform, inkludert BI-verktøyet Looker. Det betyr at tidligere rapporter, som fortsatt er sentrale i organisasjonen, har blitt gjenskapt. Samtidig har det blitt utviklet en hel del nye rapporter, nå som man har begynt litt med blanke ark. TV 2 satser hardt på å bygge opp en sterk data og innsiktsavdeling, og ser bedre enn de aller fleste hvor utrolig viktig dette er for å kunne ta strategiske beslutninger og drive vekst i forretningen. Retningen som nå er satt gjør organisasjonen i stand til å anvende og analysere data når man trenger dem. Og viktigst av alt, det er ikke bare utvalgte nøkkelpersoner som får dette kraftfulle verktøyet, dette gjelder alle. Eller "data til folket" som vi sier på teamet!

"Compute Insight kunne stille den nødvendige kompetansen vi trengte på umiddelbart varsel, og vi er rett og slett enormt fornøyde. Thomas har satt seg inn i komplekse teknologier og datamodeller på svært kort tid, og har levert verdi fra dag èn. Bidragene fra Compute Insight har også gjort at vi kan få mer ut av verktøyene vi har, og hjulpet Data og Innsikts-teamet med å jobbe mer standardisert og effektivt. Gjennom Compute Insight har vi fått en sjeldent dyktig "full-stack" analyseressurs, som kan levere både på Data Engineering og analysefronten."

– Daniel Kårbø, Teamleder Data og Innsikt TV 2

I forbindelse med nytt skatte- og avgiftsår har vi samlet noen tips som kan være nyttig å ta med seg inn i det nye året.

Vi skifter almanakk og trer inn i nytt år med stort pågangsmot. Vårt ønske med denne teksten er å informere om tips og triks som kan være nyttig å sette ut i praksis i fra starten av året, slik at man starter året på rett kjøl.

Årsavslutning går ofte hånd i hånd med avsetning av bonus til ansatte. Husk at dersom det er avtalt at bonus skal utbetales, dersom gitte forutsetninger trer i kraft, så er bonusen normalt gjenstand for pensjonssparing og skal inngå i feriepengegrunnlaget. Bonus, som er helt variabel og tilfeldig, kan avtales å være uten pensjonssparing og trenger ikke å inngå i feriepengegrunnlaget.

Ansatte og styremedlemmer (ikke aksjonærer som ikke er ansatt) kan motta gaver fra arbeidsgiver for inntil 5.000 kr skattefritt. Dette kan arbeidsgiver gi, enten i fysiske gaver eller som gavekort som ikke kan innløses til kontanter. Bedriften kan også innføre en generell ordning der man dekker naturalytelser for de ansatte innenfor samme skattefritatte beløp. Nå lurte du kanskje på hva en naturalytelser er? Oversatt til dårlig norsk er det frynsegoder man har som ansatt, som f.eks. fri telefon (bedriftens abonnement), fri bil, forsikringsordninger osv. Dersom en dekker den ansattes telefonutgifter ved å refundere eller betale den ansattes egne abonnement, er dette en utgiftsgodtgjørelse som ikke omfattes av reglene for naturalytelser som nevnt foran.

Har dere en ordning med ansattrabatter i bedriften? Her kan hver enkelt ansatt eller styremedlem motta inntil 8.000 kr i rabatt på kjøp av varer fra arbeidsgiver igjennom året. Rabatt kan bare gis på varer som bedriften normalt sett selger. Det vil i praksis si at vårt regnskapskontor ikke kan gi ansattrabatt på sko til våre ansatte, men en skobutikk kan gjøre det. Man kan velge å gi inntil 100% på varer så lenge man ligger innenfor beløpsgrensen.

Visste du at det er plasseringen av kaffemaskinen i bedriftens lokaler som avgjør om man kan få fradrag for MVA for kjøp og vedlikehold av kaffemaskinen? Det har seg nemlig slik at dersom maskinen står i kantinen eller kjøkkenkroken, så kan man få fradrag for MVA. Dersom den står i lobby, myldreområde osv, så er det ikke fradragsrett. Viktig presisering er at man aldri for momsfradrag for innkjøp av kaffebønner osv. Det er verdt å tenke på neste gang man kjøper kaffemaskin!

I disse dager kommer det varsel om forskuddsskatt til alle aksjeselskaper. Det er lurt å vurdere om den forskuddsskatten som er utskrevet stemmer med 22 % av det skattemessige årsresultatet du forventer for 2022. Hvis ikke er det enkelt å søke om endring eller bortfall av forskuddsskatten på skjema RF-1097 i Altinn. Slik kan du slippe en unødvendig likviditetsbelastning i februar og april.

Fremover ser det ut som at det går mot dårligere tider og trangere økonomi i Norge. Dette vil medføre at mange selskap kan komme i en likviditetsskvis etter hvert. Derfor har vi laget en oppsummering av ni tips som kan være nyttig å ta i bruk:

1. Fakturer med en gang arbeidet er utført og varen er levert. Og ikke minst: send fakturaen som EHF! Da kommer fakturaen direkte inn i økonomisystemet og kunden får det reelle antall dager med forfall til å betale fakturaen.
2. Automatiser purre- og inkassoprosessen. Her finnes det mange gode systemer som man kan knytte direkte opp mot økonomisystemet. Samtidig har man inkassoløsninger som lar deg purre på en «mild» måte. Det betyr i grunn at språket og innholdet ikke er så strengt utformet. Dette kan kanskje være et kompromiss for de som har vegret seg for å automatisere purre- og inkassorutiner?
3. Reduser varelageret ditt til et minimum. Bruk tid på å lage gode innkjøpsrutiner og innarbeid praksis rundt lagerstyring slik at man ikke brenner inne med varer som man ikke får solgt.
4. Hør med leverandører om det er mulig å få lengre betalingsfrister og eventuelt øke kreditten.
5. Er det mulig å få korte ned på forfallstiden på dine egne fordringer? Snakk med kundene dine om det er mulig å redusere antall forfallsdager.
6. Snakk med banken og vurder om kassekreditt eller bufferløsninger er aktuelt for deg.
7. Utarbeid budsjett som du igjen kan bruke som grunnlag for både resultat- og likviditetsprognoser. Jo før du vet at du må gjennomføre tiltak, jo større er sjansen for at du faktisk klarer å gjennomføre tiltakene.
8. Vurder om det kan være hensiktsmessig å selge fordringene til et factoringselskap.
9. Har du riktig økonomisystem? Velg et system der både du og regnskapsfører kan jobbe sømløst, og som legger til rette for at både innbetalinger og utbetalinger er synkronisert og oppdatert.

Høsten er her. Regnskapsåret nærmer seg slutten, og det er på tide å forberede neste års budsjett. En enkel oppgave for den interesserte, men en dørstokkmil for andre. Mange dropper budsjett. Men vet de hva de faktisk går glipp av?

Hva er et budsjett?

Budsjett er et styringsverktøy og gir deg og ledelsen en felles forståelse for målene dere har satt for bedriften.

Et budsjett er ikke det det en gang var. Tidene forandrer seg. Man skal ikke lenger tilbake enn 7-8 år der mange i stor grad fikk regnskapstall på etterskudd. Typisk fikk man da en oversikt over hva som var status to måneder tilbake i tid. Det var mulig å bruke regnskapstall aktivt da også, men var man uheldig, kunne man gå glipp av verdifulle måneder med tiltak for å bedre situasjonen. Nå er ting annerledes. Regnskapstall er oppdatert fortløpende og det gir muligheter til å bruke tallene mye mer aktivt. Man kan gå i gang mye tidligere enn før med å sette i gang tiltak. Men, regnskapstall vil alltid være et blikk tilbake i tid. Og med det spør vi på nytt - hvorfor budsjettere?

Hvorfor bruke budsjett?

Et budsjett skaper trygghet for deg og din bedrift. Det skaper en forventing om hvor bedriften er på vei og er et mål å strekke seg etter. Man kan utarbeide et totalbudsjett for hele bedriften, men også avdelingsvis, per prosjekt, eller tilknyttet adskilte forretningsområder.

La oss begynne med å avkrefte en av mytene knyttet til budsjett og budsjettering: nemlig at et budsjett alltid må gå i pluss. Fordi budsjettet er en forventning om hvordan det kan gå, og ikke en fasit på hvordan det skal gå er det ingen grunn til å frykte røde tall. Det er derimot flere gode grunner til at et budsjett periodevis har røde tall. Dette kan være for eksempel store investeringer eller nye ansatte, to faktorer som også tyder på at en bedrift vokser. Det er ikke bare med tall du kan måle bedriftens utvikling, men også i ansatte. Budsjettet gir deg muligheten til å sette deg mål, og her strides de lærde om man skal ha oppnåelige eller hårete mål. Uansett, når året er omme så er det greit å kunne sjekke om en faktisk klarte å styre mot planen en la året før. Det vil danne et bedre grunnlag for om man kan si seg fornøyd med året eller ikke.

Hvert år får du muligheten til å ta en gjennomgang av alt som rører seg i bedriften. Det er fort gjort å glemme løpende kostnader som kanskje en gang var relevante, men som det kanskje ikke er behov for lenger. Her er det en gyllen mulighet for å rydde i sysakene.

Sammen med budsjettet kan man utarbeide en rullerende prognose. Prognosen oppdateres fortløpende med de reelle regnskapstallene. Prognosen vil da gi en god indikasjon på hvor årsresultatet ditt vil ende. Gikk februar bedre enn forventet eller gikk sommermånedene litt dårligere enn du tenkte? Prognoser gjør det mulig for deg å sette konkrete mål underveis i året, samtidig som du kan gjennomføre preventive tiltak. For det er nemlig dette som er rosinen i pølsen - et oppdatert bilde på hva som skjer fremover i tid. Compute oppfordrer at dere har et budsjett som er vedtatt av styret for året, samt et prognosebudsjett som dere oppdaterer underveis i året basert på ulike parameter som vil skifte underveis.

Kombinasjonen av dette blir et betydelig bedre styringsverktøy. Tenk å få svart på hvitt nesten momentant etter behovet var nådd at man faktisk må ansette? I dagens rekrutteringsmarked er det ikke enkelt å få ta i kompetanse. Dersom dette verktøyet kan kutte tiden fra behovet er oppstått, til beslutningen blir tatt, så vil det lønne seg å lage gode prognoser.

Hvordan komme i gang?

En annen myte knyttet til budsjett vi har gleden av å avkrefte, er at det tar lang tid. Å sette opp budsjettet trenger ikke være en vanskelig oppgave. Bruk tidligere regnskapsår som et utgangspunkt og gjør deretter nødvendige korrigeringer, som for eksempel prisjusteringer. Med et budsjettsystem, for eksempel OneStop Reporting, kan du også enkelt opprette egendefinerte fordelingsnøkler. Du kan med denne funksjonen enkelt fordele inntekter og kostnader etter behov. Du trenger heller ikke ta hele budsjetteringsjobben selv, men gi ulike medarbeidere i bedriften tilgang til sine deler av budsjettet.

Trenger du bistand?

Hvis du er interessert i å ta i bruk et mer effektivt budsjettverktøy, eller du skal i gang med budsjett for første gang, kan vi i Compute hjelpe deg. Vi tilrettelegger for en god budsjettprosess sammen med deg.

Vi sammenligner oss ikke med et visst epleformet varemerke, og søker heller ikke noe som ligner deres herredømme. Vi nøyer oss med å holde oss innenfor landegrensene. Enten man definerer dem som de områdene som grenser til Sverige i øst, og Russland i nord, eller man definerer dem som de grensene som skiller Vestlandet fra resten av riket.

Men tilbake til Eplet. Det er få i dag som ikke har fått med seg at dette epleformede varemerket en gang på syttitallet var en startup, og at de to grunnleggerne jobbet ut av en garasje. I dag er det tvert imot allment kjent. Hvorfor elsker vi fremdeles denne historien, selv etter at eplet nærmest har oversvømt hele den vestlige verden? Det er ikke bare fordi alle elsker en underdog. Nei. Det er fordi små bedrifter over hele verden finner sin egen situasjon gjenspeilet i underdogens hardnakkede entusiasme for produktet sitt. Også store bedrifter, bevisst eller ubevisst - higer etter mastodontens evne til å få produktene sine til å spre seg som ild i tørt gress over hele kloden.

Veien er lang fra Silicon Valley til Bergen og epler fra Hardanger smaker annerledes enn de Californiske. Til tross for dette er teknologien den samme overalt: «En samling av mekaniske og elektroniske komponenter som ved hjelp av dataprogrammer kan utføre arbeidsoppgaver på en effektiv måte». Slik er det altså, at denne historien er universell.

Tenk deg en ungdom som liker å skru fra hverandre radioer, han treffer en blåruss; han har sett pappa være sin egen sjef og startet firma i kjellerstuen. Han tenker at alt er mulig dersom man dyrker sin egen hardnakkede entusiasme. Han står i det og jobber til resultatene viser seg. Fortsetter man å vanne og gjødsle vil treet vokse seg stort og stolt, blomstene vil folde seg ut i solskinnet og til slutt vil det produsere skinnende saftige epler. Slik som et gavmildt tre i en kjent amerikansk barnebok lykkelig gir fra seg både epler, blader, greiner og stamme til en liten gutt - vil vi gi av vår erfaring for å dyrke frem nye trær og hjelpe dem til å blomstre. Vi kan hjelpe de små, fordi vi selv har vært der.

Vi kan bistå de store, fordi vår samlede erfaring gir oss den faglige tyngden de trenger. For i bunn og grunn er det ikke så stor forskjell på det startupen David og det kjempen Goliat drømmer om. Når dagen er over og arbeidet er gjort, vil de begge slå av laptopen og stenge kontordøren bak seg - uten å være redd for at korthuset skal ramle sammen når de ser en annen vei. Kanskje vil de ta av seg skoene og gå barbent i det fuktige gresset. Kanskje de vil sette seg på en tre stubbe, generøst etterlatt av et gavmildt tre. Kanskje de vil nyte solskinnet med en liten tass på kneet og dele et skinnende, saftig eple.