Høsten er her. Regnskapsåret nærmer seg slutten, og det er på tide å forberede neste års budsjett. En enkel oppgave for den interesserte, men en dørstokkmil for andre. Mange dropper budsjett. Men vet de hva de faktisk går glipp av?

Hva er et budsjett?

Budsjett er et styringsverktøy og gir deg og ledelsen en felles forståelse for målene dere har satt for bedriften.

Et budsjett er ikke det det en gang var. Tidene forandrer seg. Man skal ikke lenger tilbake enn 7-8 år der mange i stor grad fikk regnskapstall på etterskudd. Typisk fikk man da en oversikt over hva som var status to måneder tilbake i tid. Det var mulig å bruke regnskapstall aktivt da også, men var man uheldig, kunne man gå glipp av verdifulle måneder med tiltak for å bedre situasjonen. Nå er ting annerledes. Regnskapstall er oppdatert fortløpende og det gir muligheter til å bruke tallene mye mer aktivt. Man kan gå i gang mye tidligere enn før med å sette i gang tiltak. Men, regnskapstall vil alltid være et blikk tilbake i tid. Og med det spør vi på nytt - hvorfor budsjettere?

Hvorfor bruke budsjett?

Et budsjett skaper trygghet for deg og din bedrift. Det skaper en forventing om hvor bedriften er på vei og er et mål å strekke seg etter. Man kan utarbeide et totalbudsjett for hele bedriften, men også avdelingsvis, per prosjekt, eller tilknyttet adskilte forretningsområder.

La oss begynne med å avkrefte en av mytene knyttet til budsjett og budsjettering: nemlig at et budsjett alltid må gå i pluss. Fordi budsjettet er en forventning om hvordan det kan gå, og ikke en fasit på hvordan det skal gå er det ingen grunn til å frykte røde tall. Det er derimot flere gode grunner til at et budsjett periodevis har røde tall. Dette kan være for eksempel store investeringer eller nye ansatte, to faktorer som også tyder på at en bedrift vokser. Det er ikke bare med tall du kan måle bedriftens utvikling, men også i ansatte. Budsjettet gir deg muligheten til å sette deg mål, og her strides de lærde om man skal ha oppnåelige eller hårete mål. Uansett, når året er omme så er det greit å kunne sjekke om en faktisk klarte å styre mot planen en la året før. Det vil danne et bedre grunnlag for om man kan si seg fornøyd med året eller ikke.

Hvert år får du muligheten til å ta en gjennomgang av alt som rører seg i bedriften. Det er fort gjort å glemme løpende kostnader som kanskje en gang var relevante, men som det kanskje ikke er behov for lenger. Her er det en gyllen mulighet for å rydde i sysakene.

Sammen med budsjettet kan man utarbeide en rullerende prognose. Prognosen oppdateres fortløpende med de reelle regnskapstallene. Prognosen vil da gi en god indikasjon på hvor årsresultatet ditt vil ende. Gikk februar bedre enn forventet eller gikk sommermånedene litt dårligere enn du tenkte? Prognoser gjør det mulig for deg å sette konkrete mål underveis i året, samtidig som du kan gjennomføre preventive tiltak. For det er nemlig dette som er rosinen i pølsen - et oppdatert bilde på hva som skjer fremover i tid. Compute oppfordrer at dere har et budsjett som er vedtatt av styret for året, samt et prognosebudsjett som dere oppdaterer underveis i året basert på ulike parameter som vil skifte underveis.

Kombinasjonen av dette blir et betydelig bedre styringsverktøy. Tenk å få svart på hvitt nesten momentant etter behovet var nådd at man faktisk må ansette? I dagens rekrutteringsmarked er det ikke enkelt å få ta i kompetanse. Dersom dette verktøyet kan kutte tiden fra behovet er oppstått, til beslutningen blir tatt, så vil det lønne seg å lage gode prognoser.

Hvordan komme i gang?

En annen myte knyttet til budsjett vi har gleden av å avkrefte, er at det tar lang tid. Å sette opp budsjettet trenger ikke være en vanskelig oppgave. Bruk tidligere regnskapsår som et utgangspunkt og gjør deretter nødvendige korrigeringer, som for eksempel prisjusteringer. Med et budsjettsystem, for eksempel OneStop Reporting, kan du også enkelt opprette egendefinerte fordelingsnøkler. Du kan med denne funksjonen enkelt fordele inntekter og kostnader etter behov. Du trenger heller ikke ta hele budsjetteringsjobben selv, men gi ulike medarbeidere i bedriften tilgang til sine deler av budsjettet.

Trenger du bistand?

Hvis du er interessert i å ta i bruk et mer effektivt budsjettverktøy, eller du skal i gang med budsjett for første gang, kan vi i Compute hjelpe deg. Vi tilrettelegger for en god budsjettprosess sammen med deg.

Vi sammenligner oss ikke med et visst epleformet varemerke, og søker heller ikke noe som ligner deres herredømme. Vi nøyer oss med å holde oss innenfor landegrensene. Enten man definerer dem som de områdene som grenser til Sverige i øst, og Russland i nord, eller man definerer dem som de grensene som skiller Vestlandet fra resten av riket.

Men tilbake til Eplet. Det er få i dag som ikke har fått med seg at dette epleformede varemerket en gang på syttitallet var en startup, og at de to grunnleggerne jobbet ut av en garasje. I dag er det tvert imot allment kjent. Hvorfor elsker vi fremdeles denne historien, selv etter at eplet nærmest har oversvømt hele den vestlige verden? Det er ikke bare fordi alle elsker en underdog. Nei. Det er fordi små bedrifter over hele verden finner sin egen situasjon gjenspeilet i underdogens hardnakkede entusiasme for produktet sitt. Også store bedrifter, bevisst eller ubevisst - higer etter mastodontens evne til å få produktene sine til å spre seg som ild i tørt gress over hele kloden.

Veien er lang fra Silicon Valley til Bergen og epler fra Hardanger smaker annerledes enn de Californiske. Til tross for dette er teknologien den samme overalt: «En samling av mekaniske og elektroniske komponenter som ved hjelp av dataprogrammer kan utføre arbeidsoppgaver på en effektiv måte». Slik er det altså, at denne historien er universell.

Tenk deg en ungdom som liker å skru fra hverandre radioer, han treffer en blåruss; han har sett pappa være sin egen sjef og startet firma i kjellerstuen. Han tenker at alt er mulig dersom man dyrker sin egen hardnakkede entusiasme. Han står i det og jobber til resultatene viser seg. Fortsetter man å vanne og gjødsle vil treet vokse seg stort og stolt, blomstene vil folde seg ut i solskinnet og til slutt vil det produsere skinnende saftige epler. Slik som et gavmildt tre i en kjent amerikansk barnebok lykkelig gir fra seg både epler, blader, greiner og stamme til en liten gutt - vil vi gi av vår erfaring for å dyrke frem nye trær og hjelpe dem til å blomstre. Vi kan hjelpe de små, fordi vi selv har vært der.

Vi kan bistå de store, fordi vår samlede erfaring gir oss den faglige tyngden de trenger. For i bunn og grunn er det ikke så stor forskjell på det startupen David og det kjempen Goliat drømmer om. Når dagen er over og arbeidet er gjort, vil de begge slå av laptopen og stenge kontordøren bak seg - uten å være redd for at korthuset skal ramle sammen når de ser en annen vei. Kanskje vil de ta av seg skoene og gå barbent i det fuktige gresset. Kanskje de vil sette seg på en tre stubbe, generøst etterlatt av et gavmildt tre. Kanskje de vil nyte solskinnet med en liten tass på kneet og dele et skinnende, saftig eple.

21 tips til regnskapet!

Vi har gjort oss noen erfaringer som vi mener kan være med å bidra til en bedre og kanskje med lønnsom hverdag. Alle er relatert til regnskapet og under kan dere lese en rekke tips som kan være nyttig å lese for de fleste bedriftseiere.

1. Ha gode faktureringsrutiner. Jo fortere man fakturerer, jo større sannsynlighet har man for å få betalt til forfall og man begrenser risikoen for tap. Samtidig bidrar det til bedret likviditet.
2. Ha gode purrerutiner. Purrerutinen bør automatiseres i så stor grad som mulig slik at purring/inkassovarsel sendes ut snart kravet er forfalt. Utnytt de løsninger din programvare har for dette. Vurder også samarbeid med eksterne aktører som er integrert med din økonomiløsning.
3. EHF-utsendelse. Aktiver EHF-sending. Sender man fakturaen som EHF, øker sannsynligheten for å få betalt til forfall betraktelig.
4. Begrens antall leverandører. Samler man vare- og tjenestekjøp hos en eller færre leverandører, kan man oppnå rabatter og man begrenser også antall kontaktpunkt.
5. EHF-mottak. Orienter alle leverandører om at dere ønsker å motta alle fakturaer i EHF-format. Her vil dere kunne spare manuelt arbeid da EHF-formatet er standardisert og går rett inn i økonomisystemet.
6. Godkjenningsflyt. Etabler gode rutiner for godkjenning. Her kan det være rom for å effektivisere og bedre konteringskvalitet. Dette styrker også kostnadskontrollen og kvaliteten på innkjøp.
7. Betal alle regninger direkte fra økonomisystemet. Dette er både enklere og kostnadsbesparende. Det sikrer også at man har bilag til alle transaksjonene.
8. Minimer antall bankkontoer. Vurder hvor mange bankkontoer man faktisk trenger? Jo flere man har, jo mer arbeid blir det med overføringer frem og tilbake, avstemminger osv.
9. Ha gode system for utlegg og reiseregning. Her kan mye forenkles ved at ansatte får tilgang til gode digitale system som gjør jobben enklere både for de ansatte, men også for den som skal godkjenne. Det effektiviserer også bokføring og lønnsbehandling.
10. Lease eller låne? Begge deler kan lønne seg – vurder om du trenger raskere fradragsføring eller behov for bedret likviditet.
11. Lag budsjett. Har man et budsjett, blir det enklere å kontrollere om man innfridde målsetningene for året eller ikke. Dette finnes det gode digitale løsninger for som samtidig gir mulighet for å utarbeide prognoser igjennom året.
12. Vurder driftsmidler. Bruker dere varebilen så mye som dere trodde? Sjekk om det er andre måter å utføre oppgaver på enn å binde kapital i driftsmidler.
13. Fanger dere timene på en fornuftig måte? Vurder om en har gode nok verktøy til å sikre at alle timer blir fakturert og at ansatte får korrekt lønn. Det finnes mange gode digitale løsninger tilpasset ulike behov.
14. MVA. Hvilken terminlengde har dere? Kanskje kan man søke om overgang til årlig oppgave, eller kanskje det kan være smart å gå andre veien? Vurdere fordeler og ulemper med årlig/tomånedlig oppgaver.
15. Jobber alle etter «best practice»? Sjekk internt om folk jobber på samme måte og hold eventuelt internkurs i hvordan man utfører oppgaver på best mulig måte.
16. Skattefrie gaver. Bedrifter kan gi 5 000 kr i gaver skattefritt til sine ansatte. Dette kan også brukes på forsikringsordninger, EKOM-tjenester osv. Da sparer den ansatte skatt og selskapet arbeidsgiveravgift.
17. Rydd i tilgangsstyring. Sjekk at det bare er personer som faktisk skal ha tilgang som har tilgang i fagsystem, bank og lignende. Da reduseres risikoen for at uvedkommende har tilgang. Samtidig har man kontroll man ikke betaler for lisenser som man ikke bruker.
18. Planlegg i solværsdager for regnværsdager. Husk at det alltid kan komme dårlige tider. Bruk derfor ressurser i gode tider til å søke flere ben å stå på, bygge opp likviditet og egenkapital og iverksette tiltak som reduserer sårbarheten ved dårlige tider.
19. Systemvalg. Evaluer jevnlig arbeidsverktøy og programvarer som brukes i bedriften. Her er det ofte rom både for effektivisering og styrket kontroll med driften.
20. Hvor mange «hatter» har du? Vurder outsourcing av oppgaver som ikke er i bedriftens kjerneområde. Spar kreftene og bruk tiden på det du kan best.
21. Søk råd i tide. Det er ingen skam i å spørre om bistand i fagfelt man har begrenset kompetanse om.

Tjenesten heter Visma Business NXT og er tilrettelagt for 20+ brukere.

Visma Business forhåndslanserte den 5. mai 2023 sin egen nettversjon, NXT. Hovedlansering ved utgang av 2022. Det vil også komme en løsning for regnskapsbyrå, denne er estimert nærmere juli 2023. Visma har lang erfaring med ERP og har inkludert de tjenestene som du bruker i dag slik at du vil kjenne deg igjen i skytjenesten. NXT står for neste generasjon Visma Business, skreddersydd for mellomstore og store bedrifter som trenger maks ytelse, integrasjoner og funksjoner i skyen.

Du som er kunde i Visma Business vil oppleve:

• God kostkontroll
• Økt effektivitet
• Automatisering av blant annet oppgraderinger
• God it-sikkerhet
• Fleksibel og skalerbar løsning
• Spare ressurser og tid
• Innsikt i dataene dine
• Samhandling mellom systemer
• En løsning og innsiktskontroll
• Digital og bærekraftig løsning

Visma Business NXT har:

• Både finans og logistikk med rik funksjonalitet
• Inkludert oppgradering, oppdatering og it-sikkerhet
• Stor grad av tilpasningsmuligheter
• Intergrasjonsmuligheter / Åpent API
• Høy ytelse, kraftig motor
• Svært fleksibelt med kostnadsbærende struktur
• Brukervennlig og moderne grensesnitt

Er du fornøyd kunde av Visma Business i dag, vil NXT sannsynligvis være den beste løsningen for deg framover. Våre rådgivere vil hjelpe deg med migrering av dataen din til skyløsningen slik at du også kan forenkle din arbeidshverdag og jobbe mer framtidsrettet.

10 grunner til at du bør bytte til et nettbasert ERP-system:

1. Kostnadskontroll

Ett abonnement på ett nettbasert ERP-system er forutsigbart. Du betaler ett engangsbeløp for oppsett, opplæring og implementering, deretter en fast månedssum (kostnad vil variere fra bedrift til bedrift).

2. Økt effektivitet

Det nye ERP-systemet ditt er tilgjengelig på alle enheter, når og hvor som helst. Produktiviteten til hver ansatt blir høyere når de kan gjøre enkle oppgaver med sikker tilgang selv når de er på farten.

3. Pensjoner ordet "Oppgraderinger" fra vokabularet

Si farvel til oppgraderinger, konsulenttime etter konsulenttime og store investeringer. Ettersom servere, backup-rutiner og installasjoner ligger hos leverandøren trenger ikke du å bry deg med tradisjonelle utfordringer som følger med det å ha løsningen på egen server.

4. Trygg lagring av dine data

IT-sikkerhet er i dag forretningskritisk. Når du velger leverandør, må du vite at de bruker datasentre med høyeste grad av sikkerhet og med gode backup-rutiner. I tillegg er det viktig at det foreligger en beredskapsplan for katastrofer. Kravene til håndtering av data er like, nettbasert eller ikke. Fordi systemene til enhver tid har dedikerte team for å oppdatere og vedlikeholde, sikrer skyløsninger at bedriften holder seg til gjeldende regler for datasikkerhet.

5. Fleksibel og skalerbar løsning

I ett skybasert ERP-løsning vil du kunne utvide systemet med noen få tasteklikk. Trenger du flere integrasjoner? Bare å ta kontakt med leverandøren din og se på hvilke løsninger som finnes for ditt behov. Ofte er dette fordi du ønsker at ERP-systemet ditt skal integreres med andre kjernesystemer.

6. Spare ressurser og tid

Ett nettbasert ERP-system legger til rette for automatisering av både fakturering, inn- og utbetalinger, fakturagodkjenninger, reiseregninger, purring og inkasso, alt i én og samme løsning.

7. Innsikt i dataene dine

Nettbaserte ERP-systemer gir deg sanntidsrapporter og dashbord for frestilling av tall. De ansatte kan dermed ta viktige forretninsbeslutninger basert på oppdaterte, fremfor historiske data.

8. Samhandling mellom dine systemer

Ett nettbasert ERP-system gir store muligheter for integrasjoner. I samråd med leverandøren din velger du de funksjonene du trenger.

9. En løsning og innsiktskontroll

Ettersom bedriftsdata ikke lenger trenger å være spredt mellom Excel dokumenter og bak ulike innlogginger, kan både ledere og ansatte kan jobbe smartere, og i tillegg få full innsikt i eget arbeidsforhold.

10. Digital og bærekraftig løsning

Å velge ett nettbasert ERP-system er et skritt mot å utnytte de mulighetene digitalisering gir.

Selskaper og folk flest slipper å tenke for mye på integrasjoner. Ting skal helst bare fungere, og utfordringer tilknyttet prosessen der to eller flere systemer utveksler informasjon (dvs. en integrasjon) er det siste man vil bruke tid på i hverdagen.

Men noen ting vil aldri fungere automagisk, uansett hvor gode løsninger man har. Det er alltid noe informasjon som helst burde flyte mellom systemer, selv om den ikke gjør det for øyeblikket. I stedet for at prosjektinformasjon flyter automatisk mellom system for CRM og timefangst, så får enkeltpersoner den artige «eksport – import» oppgaven hvor man trykker på «last ned» knappen i et program og «last opp» i det andre. I andre tilfeller oppretter man den samme informasjonen manuelt i flere system, noe som med en pølsefinger fort kan føre til at den samme informasjonen ikke blir den samme. Dette er starten på små og isolerte områder med data, og det blir bare verre med tiden. Derfor kan det være greit å gjøre ting riktig først som sist.

Stadig flere lærer seg koding og tilegner seg kunnskap som skal til for å bygge egne integrasjoner. I API-økonomien gir dette mening, ettersom graden av standardisering på utvekslingsformatet til informasjonen stadig blir høyere. Det som derimot er den store utfordringen er å gå fra utvikling til produksjon. Å sikre at løsningen som lages kjøres som tiltenkt, til enhver tid fungerer, og håndterer feil når de oppstår (ja, det skjer!).

Vi har gjort oss en rekke erfaringer for deg som ser behovet for en ny integrasjon:

• Se om integrasjonen allerede eksisterer (særlig for større plattformer finnes det plug-and-play)
• Vurder kompleksiteten og tilpass valg av verktøy deretter (e.g. no-code/low code vs. behov for programmering). Noen faktorer som spiller inn:
  • Behov for autentisering og kompleksitet i kall
  • Hvor godt egnet for informasjonsutveksling er selve tjenesten man jobber mot? (stor forskjell på et standard REST API vs. database on-prem)
  • Graden av databehandling og transformasjoner som ønskes
  • Skal data flyte i begge retninger eller bare fra et system til et annet?
  • Har selskapet ditt allerede et verktøy eller en plattform som man må/bør bruke?
• Avgjør tidlig hvor ofte integrasjonen skal kjøres, ev. hva som skal utløse at den kjøres
• Vurder hvor kritisk det er at integrasjonen alltid kjøres når det er planlagt
• Beslutt hvorvidt man har kompetanse, kapasitet og er villig til å kjøre integrasjonen selv

Ønsker du bistand eller sparring på overnevnte områder?

Vi i Compute har utviklet en guide som kan være med å posisjonere dere til å ta et best mulig valg av økonomisystem. Dette er et viktig arbeid og det krever mye av ressurser på tvers i bedrifter dersom en ønsker å sikre at valget blir tatt på best mulig grunnlag. Målet må være at et eventuelt nytt system skal binde sammen alle funksjonene til bedriften på en så god måte som mulig. Derfor har vil laget dette hjelpemiddelet som kan være med å stake ut veien for bedrifter på vei inn i en spennende prosess!

Hvorfor vil man bytte system?

Start med å konkretiser hvorfor man vil bytte system. Har dere vokst ut av nåværende system? Mener dere at dagens system er utdatert? Får dere for lite verdi for lisenskostnaden? Det kan være mange grunner til hvorfor man vurderer å skifte. I en jungel av økonomisystem, er det desto viktigere å vite hvorfor man opprinnelig ville bytte slik at man ikke ender opp med et nytt system med de samme utfordringene.

Fremtidsplaner - hvor er man om fem år?

Dette kan være vanskelig å forutsi, men det er viktig å ha en formening om hvor man er om noen år. Dagens behov er enklere å fastslå, men om man klarer å spå hva man trenger om noen år så bør dette tas høyde for i prosessen rundt valg av system.

Identifiser behovene

Her er det viktig å få et overblikk over alle funksjoner som er sentrale i bedriften din – ikke bare de funksjoner som dere har i økonomisystemet i dag. Tenk stort og helhetlig og ta en internrevisjon på alle oppgaver som blir utført. Her kan det være en del å hente. I ditt neste økonomisystem ønsker man å knytte alle prosesser sammen i et økosystem som er basert på at kjernefunksjoner er knyttet sammen. Har dere før manuelt opprettet ordrer i et fakturasystem basert på et eksternt timesystem? Kanskje dere har hatt et varelagersystem som ikke har vært direkte knyttet inn i økonomisystemet? Fungerer logistikksystemet slik vi ønsker? Her kan det være mange funksjoner og prosesser å vurdere, men bruk denne sjekklisten og gi karakter i fra 1-6 på hvor godt fornøyd man er:

1. Hvor intuitivt er systemet å jobbe i?
2. Hvordan er det å integrere med andre system?
3. Hvor personavhengig er de ulike prosessene/systemet?
4. Hvor skalerbart er det for vekst i fremtiden?
5. Verdi for lisenskronene?

Ved å stille seg disse spørsmålene, vil man både kartlegge system man har, hvilke behov man har og om nåværende opplegg fungerer for fremtiden. Kanskje ikke det bare er økonomisystemet man skal bytte ut?

Kartlegg intern ressursbruk

Dette kan være et litt vanskelig tema. Mange oppgaver blir rundt om i det ganske land utført på en manuell og tidkrevende måte av mennesker. Det kan være mye tid på å spare på å automatisere slike oppgaver, men hva gjør man med tiden til medarbeideren som har utført disse da? Her er det viktig å ha en plan og ikke minst komme medarbeideren i forkant på hva denne tiden kan brukes til i stedet for, slik at man ikke kommer i en situasjon der ansatte frykter for sin arbeidsplass.

Samtidig er det nok mange arbeidsoppgaver som ledelsen i bedrifter utfører pr. dags dato, som nok med fordel kunne blitt delegert videre til andre ressurser. Drøft dette internt – det er nok mulig å delegere videre en del av oppgavene som f.eks fakturering, prosjektoppfølging osv. til andre i bedriften og samtidig kutte unødvendig tidsbruk.

Kontakt leverandører av ulike system

Til nå vet man hvorfor man vil bytte system, en vet hvilket behov man har og kanskje får i fremtiden og en vet hvordan man vil strukturere ressursbruken fremover i bedriften. Da skal man være klar for å sjekke hva som er i markedet. Vårt tips her å kontakte ulike leverandører for å høre hva de mener er det beste valget for dere. Bruk gjerne tid på å utføre en kravspesifikasjon. Jo mer detaljert denne er, jo enklere skal det være for systemleverandør å svare ut behovene dere har.

Husk at leverandører er selgere av sine produkt og vil alltid argumentere for at deres produkt er det som skal passe best for dere. Sett derfor av tid til å kontakte flere leverandører for å passe på at dere får et godt bilde av hva som faktisk er i markedet.

Valg av system

Etter å ha snakket med flere leverandører, bør man være i en posisjon til å fatte et valg av både system og av leverandør. Dersom man ikke er det, så kommer det under noen punkt som kan være med å gjøre det enklere å velge:

1. Det er enklere å tilpasse et standardisert oppsett, enn å standardisere et tilpasset oppsett. Med det mener vi at dersom man bruker tid og ressurser til å skape et oppsett som fungerer optimalt for dagens behov, så er det kanskje ikke slik om et år. Da må man kanskje gjøre prosessen på nytt. Har man tilpasset seg et standardisert oppsett, så vil man mest sannsynlig bruke mindre ressurser på å komme i gang, men samtidig også bruke mindre tid på å omstille seg endringer i fremtiden. Ulempen er at det mest sannsynlig aldri blir helt optimalt og man kontinuerlig må leve litt på akkord med seg selv. Dette kan illustreres med tidsbruken og kostnadsnivået med å skaffe en skreddersydd konfirmasjonsdress. Denne passer mest sannsynlig ikke etter noen år, men sitter som et skudd akkurat der og da. Her er det ingen fasitsvar!
2. Skybasert vs. serverbasert. Her er det mange meninger og like mange fordommer. Det viktigste her er at man har et åpent sinn og vurderer alle alternativ på lik linje. Det er åpenbart at det er mange fordeler med skybaserte system og at det definitivt er det mest «moderne» valget å ta, men det er ikke sikkert at det er det som er best for deres bedrift om ikke alle behovene blir møtt. Det vet man først når alle alternativ er lagt på bordet og er ferdig evaluert.
3. Tilbake til avsnitt tre og fire – hvilke funksjoner og prosesser er de viktigste og mest ressurskrevende? Sammenlign alternativene basert på hvor godt de kan utføre akkurat disse oppgavene.
4. Vurder hvor mye dere får for pengene. Kan økonomisystemet overta noen av funksjonen og oppgavene som dere nå har i andre system? Se på helheten her – både på lisenskostnader og på eventuelt tidsbesparelse internt.

Implementering

Nå er valget tatt og nå begynner den virkelige jobben – nemlig implementering og integrering i bedriften. Her er det viktig å sette sammen et team som sørger for at implementeringsprosessen går så smertefritt som mulig. Teamet bør bestå av de av deres interne ressurser som skal ha ansvar for at det nye systemet skal fungere så optimalt som mulig. Gjerne koble sammen teamet med eksterne ressurser fra systemleverandøren, slik at gruppen er satt sammen med personer som vet hva man ønsker å oppnå og med personer som vet hvordan man kan oppnår akkurat dette. Dette teamet blir ansvarlig for:

1. Avklare tids- og fremdriftsplan
2. Kartlegge integrasjonsmuligheter mellom fagsystem og fordele ansvar for utførelsen
3. Avklare opplæringsbehov internt og påse at alle involverte får tilstrekkelig med opplæring og kompetanse i nye system
4. Hvilke prosesser skal videreføres i sin helhet og hvilke skal tilpasses nytt system? Hvordan blir arbeidsfordelingen internt fremover og i hvilke av systemene internt?
5. Hvor stor del av historikken er nødvendig å ta over i nytt system og hvordan får vi dette til på best mulig måte?

Evaluering

Når bytte av system er ferdig bør man sette seg ned å evaluere prosessen. Det er nemlig neppe siste gang dere må skifte økonomisystem. Mest sannsynlig er det en stund til nest gang, men det er viktig å ta med seg de erfaringene som er gjort slik at man kan dra nytte av disse i fremtiden.

Var dette nyttig?

Dette er etter vår mening en guide til hvordan man kan få hjelp til å best mulig kan ta et godt valg av nytt økonomisystem. Prosessen vil nok være veldig individuell og tids- og ressursbruken vil nok variere veldig fra bedrift til bedrift. Vi håper dette er til hjelp og bidrar selvsagt med vår kompetanse som deres bedrift skal evaluere økonomisystem.

I dagens arbeidsmarked, med rekordhøyt antall utlyste stillinger, er denne bekymringen i alle høyeste grad en aktuell problemstilling.

HR-Norge publiserte torsdag 24.02.2022 en artikkel som tok for seg teamet «Kampen om talentene eller kampen om alle» - om dette er noe nytt som følge av pandemien eller om situasjonen også var slik i 2018.

Det ser slik ut. Det har vært en kamp om hodene en god stund. Rekruttering er utfordrende i et slikt marked, så hvordan kan vi sikre oss at vi tiltrekker, ansetter og beholder de best egnede personene?

Vi har gjort oss en rekke erfaringer på veien og ser særlig at følgende er vesentlig i dette markedet:

1. Start i tide og tenk langsiktig
2. Stillingsanalyse og -annonse
3. Attraktivitet som arbeidsgiver
4. Digitale verktøy og effektive prosesser
5. Aktivitet, tilgjengelighet og tett oppfølging
6. Tørre og satse på nyutdannede!

Ønsker du bistand på overnevnte områder? Vi kan hjelpe dere å tiltrekke, ansette og beholde de best egnede kandidatene.