Det som faktisk betyr noe

Det er nå snart 2024, og lønnsåret 2023 nærmer seg raskt slutten. Ettersom A-meldingen for desember 2023 må leveres innen 5. januar 2024, er det nødvendig å avklare flere ting allerede de første arbeidsdagene i det nye året. Nedenfor finner du våre tips og triks for å lette arbeidsbyrden:

1. Feriedager. Husk at man av loven kun kan overføre inntil 12 virkedager av lovfestet ferie. Ansatte over 60 år kan ikke flytte ekstra ferieuker over. Ferie som ikke har blitt avholdt grunnet sykefravær eller foreldrepermisjon, blir automatisk overført til neste år.
2. Avsetning for bonus. Mange bedrifter har bonusordning som avhenger av f.eks. årets omsetning eller resultat. Dette blir vanskelig å utbetale i inntektsåret, da man ofte ikke har alle tallene på plass før året er omme. Husk dermed å avsette for dette i regnskapet slik at kostnaden kommer med i rett år. NB: husk å avsette for både feriepenger og arbeidsgiveravgift også!
3. Gaver til ansatte. Arbeidsgiver kan gi inntil 5.000 kr skattefritt i gaver til ansatte ila et regnskapsår. Vilkåret er at man ikke kan gi kontanter, pengeøverføringer eller gavekort som kan veksles inn i kontanter. Samtidig er det mulig for arbeidsgiver å gi fordelen av naturalytelser som gave til de ansatte. Da vil den ansatte spare skatt i form av lavere inntektsgrunnlag, samt at arbeidsgiver sparer arbeidsgiveravgift.
4. Forsikringsordninger. Husk å innberette den skattepliktige fordelen av forsikringer igjennom året. Man skal ha mottatt en oversikt fra forsikringsselskapet med hva som er skattepliktig pr. ansatt. Tips: dette kan gis til ansatte som gave, men husk å bokføre dette i regnskapet.
5. OTP. Husk å avstem innrapportert OTP mot det som kommer på årsoppgaven i fra pensjonstilbyderen.
6. Ansattreskontroer. Prøv å få ryddet mest mulig saldoer til eller fra ansatte slik at man starter året med blanke ark.
7. Ansattinformasjon. Det kan være lurt å gå igjennom ansattlisten for å rydde i «gammel moro». Ansattinformasjon om personer som har sluttet skal slettes dersom en bedrift ikke har behov for å lagre opplysningene. Ifølge bokføringsloven trenger virksomheter å spare på diverse lønnsdokumentasjon i inntil 5 år. Informasjon som er eldre enn dette bør slettes.
8. Evaluer hvordan lønnsprosessen har foregått igjennom 2023. Er det deler av lønnskjøringsprosessen som er tidkrevende og lite effektiv? Kan man effektivisere timefangst, refusjonsgrunnlag og eventuelt andre prosesser? Her kan det være mulig å integrere tredjepartsystem for å minimere det manuelle arbeidet.
9. Bruker du Visma Lønn? Visma Lønn skal fases ut i 2024 og alternativet som samme leverandør tilbyr er Visma.net Payroll. Her bør det legges en plan for å migrering ut i Payroll. Gjennomfør gjerne punkt 5 og 6 samtidig – da det er muligheter for å effektivisere flere prosesser i Visma.net Payroll.

For små og mellomstore bedrifter har overholdelse av personvernregler blitt en betydelig utfordring med innføringen av GDPR i 2018. GDPR er en omfattende europeisk regulering som har som mål å beskytte personopplysninger og personvernet til individer. Selv om GDPR har flere fordeler når det gjelder å øke personvernet og sikkerheten til forbrukere, står SMB-bedrifter overfor en rekke utfordringer i forbindelse med overholdelse av disse reglene.

En av disse utfordringene er bruken av ikke-godkjente meldingstjenester. Godkjente meldingstjenester for sensitiv informasjon avhenger av flere faktorer, inkludert lokale lover og forskrifter som kan variere fra land til land. E-post er en vanlig måte å kommunisere på, men hvorvidt den er egnet for utveksling av sensitiv informasjon, avhenger av flere faktorer. Her er noen hensyn du bør ta når du vurderer e-post som en tjeneste for å sende sensitiv informasjon:

1. Sikkerhet og kryptering: Standard e-post er vanligvis ikke ende-til-ende-kryptert, noe som betyr at meldinger kan leses av e-postleverandører og andre tredjeparter som har tilgang til e-postoverføringen. For å sikre e-postkommunikasjonen du vurdere å kryptere innholdet ditt før du sender det. Hvis du er en Outlook-bruker kan du enkelt kryptere e-poster på denne måten: Velg Alternativer i en e-postmelding, velg Krypter og velg krypteringen som har begrensningene du vil håndheve, for eksempel Bare krypter eller Ikke videresend.

2. Sikkerhetstiltak for e-postkontoen: Sørg for at du har sterke og unike passord for e-postkontoen din. Aktiver tofaktorautentisering (2FA) hvis det er mulig for ekstra sikkerhet. Som Outlook-bruker er Microsoft Authenticator-appen en enkel og fin løsning for tofaktorautentisering.
3. Autentisering og identitet: Verifiser identiteten til mottakeren før du sender sensitiv informasjon via e-post for å sikre at informasjonen havner i riktige hender.
4. Sikkerhet for mottakeren: Husk at selv om du sender en sikker e-post, er det ikke sikkert at mottakeren har de samme sikkerhetstiltakene på plass. Det kan være en utfordring å kontrollere sikkerheten til mottakerens e-postkonto.
5. Sensitivitetsnivå: Vurder sensitiviteten til informasjonen. For svært sensitiv informasjon, som personnummer eller helseopplysninger, kan det være lurt å bruke mer sikre alternativer enn standard e-post.
6. Brukerfeil: Husk at menneskelige feil kan føre til utilsiktede datalekkasjer. Vær forsiktig med å sende sensitiv informasjon til feil mottaker eller vedlegg til feil e-postadresse.

En åpenbar trend som har vist seg siden midten av forrige tiår er en eksplosiv årlig økning i datamengder som produseres – og denne trenden viser ingen tegn til å stoppe. Med forventninger om at dette på ingen måte vil avta er det naturlig å finne alternative arbeidsmetoder og løsninger for både håndtering og lagring av data.

Database vs. Datavarehus

Tradisjonelt sett har data blitt lagret i databaser. Dataanalytikere henter så data direkte herfra, bearbeider dem, analyserer og frambringer resultat for konsument i form av f.eks. rapporter eller presentasjoner.

Et datavarehus er kort forklart en samling av et selskaps ulike data på én plass. Dataen blir samlet og katalogisert på en måte som tillater enklere tilgang for dataanalytikere, kunder, beslutningstakere og andre – slik at de bruker mindre tid på praktikaliteter, og mer tid på å hente ut dyrebar innsikt.

Oversikt over behov som vanskelig dekkes uten et datavarehus

• Dataintegrasjon: Selskaper har ofte data lagret i forskjellig format og over flere systemer og avdelinger. Datavarehus samler de nødvendige datagrunnlagene på én plass.
• Datakvalitet: Data som lagres i databaser er ofte ubehandlet rådata. Datavarehus tilbyr verktøy til rengjøring, transformering og validering av data og bruken av disse verktøyene forsikrer data av god kvalitet som er klar for videre analyseprosesser.
• Skalering: Datavarehus er designet med tanke på skalering. Etter hvert som selskapet ditt vokser og mengden av data øker er datavarehuset ditt klart til å håndtere disse dataene uten degradering i ytelse.
• Forbedret innsikt: Informerte beslutninger basert på innsikt er nøkkelen til å drive en god butikk og datavarehus gir selskaper enklere og mer nøyaktig tilgang til oppdaterte, historiske og prediktive data for rapporterings- og analyseformål.

Fordeler ved datavarehus

• Kostnadssparing: Sentralisering av datalagring kan redusere behov for overflødige lagringsløsninger som igjen fører til sparte penger for selskapet
• Datagrunnlaget vil være klart for analyser, og disse kan sømløst gjøres på tvers av datakilder
• Med datavarehus kan vi enkelt ta i bruk nye bruksområder i form av rapportering, automatisering og varsling m.m.
• Separerer historiske data fra kilden
• Raskere generering av rapporter
• Standardisert tilgangsstyring gjør det enkelt, oversiktlig og sikkert å gi passende tilganger til medarbeidere og kunder
• En plattform for salg av data til tredjeparter (om ikke i dag, gjerne i fremtiden)

Hvem bør vurdere datavarehus?

• Dataen ligger spredt over flere plattformer, databaser og/eller avdelinger
• Selskapet holder på vesentlige mengder med data (eller observerer en rask vekst i datamengde)
• Selskapet er avhengig av datadrevne beslutninger
• Ønske om solid datastruktur for langsiktig bruk

Selskap som kjenner seg igjen i et eller flere av disse punktene gjør lurt i å vurdere opprettelse av et datavarehus. Datavarehus er en strategisk investering som bør føre til store gevinster framover i tid.

Vi er ekstremt stolte over at leverandøren av økonomisystemet Duett har valgt oss som integrasjonspartner for utvikling av deres viktigste integrasjoner.

I første omgang har vi nå utviklet en integrasjon mellom SmartDok og Duett.

Integrasjonen henter grunndata fra Duett Økonomi til SmartDok, noe som betyr at du kun forholder deg til ett system for opprettelse av prosjekter, kunder, varer og lønnsarter.

Når grunndata har kommet over fra Duett Økonomi kan registrering av mannskapstimer, maskintimer og vareforbruk skje i SmartDok. Etter godkjenning vil dette synkes tilbake til Duett Økonomi for lønnskjøring og fakturering.

Dette gjør at du kan få full kontroll på kostnadsoppfølging på dine prosjekter, kan fakturere raskere, og kjøre lønn enkelt og effektivt. Tidsbesparelsen vil også bli stor, da mye manuelt arbeid fjernes.

Vi har svært dyptgående kunnskap om både Duett og SmartDok sine integrasjonsmuligheter. Det betyr at dersom dere benytter noen av disse systemene, og ønsker få på plass deres egen integrasjon, så er dere nærmere målet enn noen gang.

Compute vet hvor tett knyttet HR og lønn er, og at mange lenge har etterlyst en integrasjon mellom lønnssystem og personalsystem. Vi gleder oss nå over at personalsystemet vårt Huma kan integreres med lønnssystemet vårt Visma.net Payroll.

Fordelene ved at systemer kommuniserer med hverandre er mange. Riktig informasjon, sikker lagring og behandling av informasjon, og brukervennlighet opplever vi som de største fordelene ved integrerte systemer.

Sikker lagring og behandling av informasjon

Som arbeidsgiver er man forpliktet til å etterleve GDPR-reglementet. Integrasjon av personal- og lønnssystem sørger for sikker innhenting av personsensitiv informasjon som kontonummer og personnummer. Med dette har man unngått å sende personsensitiv informasjon gjennom utrygge kanaler. Når personsensitiv informasjon registreres direkte i systemet er vi også trygge på at den er sikkert lagret, at kun den ansatte og nødvendige funksjoner har tilgang på informasjonen. Og sist, men ikke minst, sikrer integrasjonen mellom HR-systemet og lønnssystemet at denne informasjonen blir slettet i henhold til GDPR-reglementet når ansattforholdet avsluttes.

Brukervennlig

Integrasjonen mellom Huma og Visma.net Payroll byr også på økt brukervennlighet for ansatt, leder, HR og lønn. Hva er vel kjedeligere enn dobbeltarbeid eller å forholde seg til inkonsistente data? Med integrasjonen registrer vi informasjon kun en gang, enten det gjelder ferie og sykefravær, lønnsjustering, eller nyansattes personalia.

God informasjon gir god kommunikasjon

Hvordan kan du sikre at ansatte opplever å bli sett og hørt? Hos Compute har vi valgt å satse på åpenhet og flat organisasjonsstruktur. Med andre ord: vi snakker sammen, akkurat som systemene våre. Lederne våre henter informasjon om medarbeidernes arbeidsbelastning, fravær og produktivitet, ferdigheter og kompetanse, og tilgjengelighet fra våre lønns- og personalsystem. Denne informasjonen bruker lederne når de skal tilpasse og delegere arbeidsoppgaver, gi tilbakemeldinger, sette mål, og forhandle om lønn og andre goder.

Bedre tid

Vi har erfart at forenklede HR-prosesser og brukervennlighet øker sannsynligheten for at HR-relaterte oppgaver blir gjennomført. Vi feirer derfor integrasjonen mellom Huma og Visma.net Payroll ved å gi våre kunder en unik sjanse til å booste HR-arbeidet helt uten kostnad. Sammen med Huma tilbyr vi nå gratis bruk av Huma inkludert HR-rådgivning fra oss i Compute i hele tre måneder. Vi mener dette er den perfekte inngangen for små- og mellomstore bedrifter, og kanskje for deg som sitter litt på gjerdet, men vet at det egentlig er på tide å ta tak i HR-arbeidet i din bedrift.

Vi får ofte spørsmål om hva som lønner seg av utbytte eller lønn. Her prøver vi å forklare hva man bør tenke på.

Et selskap som har et skattemessig overskudd før skatt og ønsker å ta overskuddet ut av selskapet, kan gjøre det på to måter, enten ved å ta ut utbytte eller ved å betale ut som lønn.

For å vurdere hva som er mest lønnsomt, må man se nærmere på de skattemessige premissene for de to alternativene. Dersom man vedtar et utbytte, vil ikke det skattbare overskuddet i selskapet påvirkes. Da må man hensynta selskapsskatt i utregningen. Utbetaler man som lønn må det tas hensyn til at det påløper feriepenger og arbeidsgiveravgift, men selskapet vil få skattefradrag for den samlede lønnskostnaden. I utregningen må også effekten av skatt privatpersoner må betale som følger av utbytte eller lønn tas hensyn til.

Tre viktige tallstørrelser man må vurdere for å få et helhetlig bilde på situasjonen er:

• 6G (6 ganger grunnbeløpet i Folketrygden)
• 750 000 kroner
• 7,1G (7,1 ganger grunnbeløpet i Folketrygden)

Hvorfor 6G?

For å sikre seg maksimal utbetaling av syke- og foreldrepenger, må man ha en inntekt tilsvarende 6G (tilsvarer 711 720 kroner). Et godt råd, er å forsøke å nå denne grensen uansett.

Den «magiske» grensen

Rent skattemessig er det 750 000 kroner som er den magiske grensen hvor det lønner seg å ta ut utbytte fremfor for lønn i 2023. Det vil si at inntil denne grensen er nådd, vil det være gunstig å heller ta ut lønn. Dette skyldes at man blir beskattet som person i henhold til trinnskattmodellen, samt den midlertidige ekstra arbeidsgiveravgiften på lønnsinntekter over 750 000 kr.

Hvorfor 7,1G?

7,1G er maksimal sparing til pensjon i folketrygden, dette tilsvarer 842 202 kroner. Beløpet er en god del høyere enn grensen for når det rent skattemessig lønner seg å ta ut utbytte fremfor lønn.

Det er likevel god grunn til å vurdere om full pensjonsopptjening veier opp for skatteulempen som oppstår i intervallet mellom 750 000 og 842 202 kroner.

Så hva bør du gjøre?

I kroner og ører er det skattemessig lønnsomt å ta ut utbytte fremfor lønn, dersom man har mulighet for å ta ut mer enn 750 000 kr fra selskapet i 2023. Det kan dog være smart å vurdere å ta ut 7,1 G i lønn, slik at man får oppstart maksimal pensjon i folketrygden.

Under ligger det link til en kalkulator man kan bruke for å beregne skatteeffekten selv. Det er tre parameter som ligger til grunn:

1. Legg inn forventet årsresultat
2. Velg arbeidsgiversone
3. Angi beløp man ønsker å ta ut i lønn

Last ned kalkulator her!

*Vi har ikke tatt hensyn til skjermingsfradrag i denne teksten eller i kalkulatoren da dette er en individuell beregning som tar utgangspunkt i aksjenes inngangsverdi.

Datasikkerhet er en viktig faktor for enhver bedrift, uansett størrelse og bransje. Med økende digitalisering av forretningsprosesser og økt avhengighet av teknologi, blir det mer kritisk for bedrifter å ivareta sine sensitive data og beskytte seg mot cybertrusler. Bedrifter som tar datasikkerhet på alvor, vil ha en betydelig fordel i markedet.

En av de viktigste årsakene til å ta datasikkerhet på alvor er for å beskytte bedriftens sensitive data. Dette kan inkludere personopplysninger om kunder, ansatte eller leverandører, kontrakter og forretningshemmeligheter. Ved et datainnbrudd kan bedriften miste viktig informasjon som kan skade forholdet til kunder og leverandører og resultere i juridiske og økonomiske konsekvenser. Dette kan igjen føre til et økt omdømmetap for bedriften, noe som kan være vanskelig å bygge opp igjen.

En annen viktig grunn til å ta datasikkerhet på alvor er for å beskytte mot cybertrusler. Med stadig økende bruk av skytjenester og mobile enheter, øker risikoen for at bedriften blir utsatt for hacking, virus og annen skadelig programvare. Dette kan føre til tap av data, økonomiske tap og negative konsekvenser for omdømmet.

For å øke datasikkerheten i en bedrift er det viktig å ta en helhetlig tilnærming. Dette innebærer å implementere teknologiske løsninger, utarbeide en tydelig datasikkerhetspolicy og gi opplæring til ansatte om datasikkerhet. Her er tre konkrete tips som kan bidra til økt datasikkerhet:

1. Implementer to-faktor-autentisering: To-faktor-autentisering (2FA) er en enkel og effektiv metode for å beskytte kontoer og data. Dette innebærer at brukeren må oppgi to separate faktorer for å logge inn, for eksempel en passordkombinasjon og en engangskode som blir sendt på SMS til mobiltelefonen. Dette gjør det vanskeligere for hackere å få tilgang til bedriftens systemer og data.
2. Sørg for at du bruker lange nok passord: Riktig passordlengde er en viktig faktor for å beskytte bedriftens sensitive data og informasjon. Korte passord er lett å gjette og kan enkelt bli brutt. Lange passord med tilfeldige kombinasjoner av bokstaver, tall og symboler er mye vanskeligere å knekke. Anbefalt passordlengde er minst 12 tegn – syns dine ansatte at passordmanagement er vanskelig finnes det mange gode applikasjoner for dette.
3. Gi opplæring i datasikkerhet til alle ansatte: Bedriftens ansatte er ofte den svakeste lenken i datasikkerhetskjeden. Det er derfor viktig å gi opplæring om datasikkerhet til alle ansatte, uavhengig av deres rolle i bedriften. Dette kan inkludere opplæring i hvordan man identifiserer phishing-e-poster, hvordan man opprettholder passord, og hvordan man rapporterer mistenkelige hendelser til IT-avdelingen. Et supertgodt hjelpemiddel for å sikre opplæring på tvers av hele bedriften er Compute | Sikker IT-hverdag.

Vårt treningsprogram er basert på en læringsmodell som består av korte, effektive læringsenheter. Disse er spesielt utformet for å gi kunnskapsbasert forståelse med mål om atferdsendring. I praksis betyr det at brukeren ikke trenger å sette av mer enn 5 minutter for en enkelt læringsenhet. Hver interaksjon med brukeren er basert på tidligere aktiviteter og integreres naturlig i den daglige arbeidsflyten. Simulerte angrep, som phishing og sosial manipulering, tester og forbereder brukernes motstandskraft mot virkelige angrep.