En datakultur er de delte verdiene, holdningene og atferden som gjør organisasjoner i stand til å bli datadrevne. Hos Compute tenker vi på datakultur gjennom å skaffe innsikt, ta datadrevne beslutninger, forbedre forretningen gjennom bruk av data og sette oss i posisjon til å ta i bruk ny teknologi. Selv om det å utvikle en bedre datakultur blir et stadig vanligere tema blant dataledere, har mange organisasjoner ennå ikke kommet dit de burde være.

Det finnes mange studier som viser viktigheten av å ha en datadrevet kultur for å akselerere forretningen. Forrester deler at "organisasjoner som bruker data for å få innsikt til beslutningstaking har nesten tre ganger høyere sannsynlighet for å oppnå tosifret vekst". På samme måte sier MIT at "en datadrevet kultur resulterer i økt inntekt, forbedret lønnsomhet og forbedrede driftseffektiviteter".

Utfordringer med å bygge en datakultur

Selv om organisasjoner kan mene at det er viktig å bygge en datakultur, er det mange utfordringer som hindrer organisasjoner i å gjøre det vellykket. De vanligste fallgruvene er:

1. mangel på datakompetanse og ferdigheter blant eksisterende arbeidsstyrke
2. manglende vilje og/eller kapasitet til gjennomføring av endring
3. konstant og rask endring i teknologilandskapet
4. krav fra organisasjoner om å fundamentalt endre hvordan de arbeider

Hvordan starte reisen mot en datakultur

Å starte reisen mot å etablere en solid datakultur kan virke overveldende for organisasjoner, men her er fem steg som enhver organisasjon kan ta for å begynne å forbedre sine datadrevne vaner.

1. Evaluere nåværende og ønskede fremtidige tilstander

En nøkkeldel av å starte reisen mot en datakultur er å evaluere hvor organisasjonen er, og hvor den ønsker å gå. Å gjennomføre en modenhetsvurdering for datakultur innen ledelse, ferdigheter, talenter, samarbeid, holdning og resultater er en måte å vurdere nåværende tilstand på. Alle organisasjoner befinner seg et sted på spekteret. For å bygge en sterk datakultur er det imidlertid avgjørende å bevege seg mot å tenke «data først», noe som innebærer at alle er forkjempere for data og AI og bruker det i all samhandling både innad i team og på tvers av leveranser.

2. Sikre støtte fra organisasjonen

Endring er vanskelig. Å skape en overbevisende og inspirerende visjon som kontinuerlig skaper vilje til å gjennomføre, er et kritisk skritt for å flytte organisasjonen videre. For å få støtte, må du vurdere organisasjonens evner sammen med viljen til å investere i endringene. Nøkkelen er å maksimere både evner for å sikre at organisasjonen har evnen til å drive endringer, og støtte, for å sikre at de rette interessentene er engasjert. Hvis både evner og støtte øker, vil dette føre til at teamene blir inspirert.

3. Organiser for suksess og løft den iboende verdien i data

Etter å ha sikret støtte, må du sørge for at organisasjonskartet ditt er bygget på en måte som legger ting til rette for suksess. Selv om det ikke alltid er mulig å endre organisasjonsstrukturen, er nøkkelen å tenke på hvordan vi bryter ned siloer, forbedrer samarbeid og tenker på data som et produkt. Å finne riktig talsperson i hver forretningsenhet som er villig til å satse på å gjøre data til midtpunktet for strategiene deres er viktig. En annen kritisk faktor er produktmentaliteten rundt egne data. Ved å behandle data med like stor respekt og nøysomhet som enhver butikk gjør med sine fysiske produkter, setter man automatisk en standard og forventning om kvalitet i arbeidet rundt.

4. Bygg kompetanse på tvers av organisasjonen

Å utvikle ferdigheter, samtidig som man møter brukerne der de er, er måten å sikre suksess på. Gjennom rollebasert, erfaringsbasert og fellesskapsbasert læring er det mange veier å utforske for å sikre at organisasjonen din har riktige ferdigheter. Det må være en enkel tilgang på kompetanse for dem som ønsker å lære seg mer.

5. Administrer datakulturen som et program

Å ha en vedvarende datakultur kan ikke være et engangsinitiativ. Det må settes opp som et kontinuerlig program som bygger kompetanse, forsterker atferd og måler suksess. Å fastsette nøkkelmilepæler og metrikker tidlig vil avgjøre programmets suksess. Å ha en regelmessig tilsynsrytme for programmet vil også sikre tilbakemeldinger for evaluering og justeringer for eventuelle endringer.

Å bli en datadrevet organisasjon er en reise for de aller fleste.

Microsoft Copilot er en AI-drevet assistent som er integrert med Microsoft 365-appene. Denne assistenten kan hjelpe deg med å løse komplekse arbeidsoppgaver, forbedre produktiviteten og øke kreativiteten din.

Her er noen av de viktigste fordelene ved å bruke Microsoft Copilot:

1. Tidsbesparelse: Ved å bruke Microsoft Copilot kan du spare tid på å utføre oppgaver som ellers ville tatt lengre tid å fullføre. Copilot kan hjelpe deg med å finne informasjon, lage presentasjoner, skrive e-postmeldinger og mye mer.
2. Økt produktivitet: Copilot kan hjelpe deg med å automatisere arbeidsflyten din og gjøre det enklere å samarbeide med andre. Denne assistenten kan også hjelpe deg med å organisere arbeidsoppgavene dine og gi deg påminnelser om viktige frister.
3. Personlig assistanse: Copilot kan lære av dine arbeidsvaner og gi deg personlig assistanse som passer dine behov. Denne assistenten kan også gi deg anbefalinger basert på tidligere arbeid og hjelpe deg med å finne de beste løsningene på problemene dine.
4. Økt kreativitet: Copilot kan hjelpe deg med å utvikle nye ideer og løsninger på problemer. Denne assistenten kan også hjelpe deg med å finne inspirasjon og gi deg nye perspektiver på arbeidet ditt.
5. Sikkerhet og personvern: Copilot er utviklet med sikkerhet og personvern i tankene. Denne assistenten er integrert med Microsoft 365-appene og gir deg tilgang til enterprise-grade sikkerhet, personvern og overholdelse.

Microsoft Copilot er en kraftig assistent som kan hjelpe deg med å forbedre produktiviteten og øke kreativiteten din. Ved å bruke denne assistenten kan du spare tid, automatisere arbeidsflyten din og få personlig assistanse som passer dine behov. Copilot er også utviklet med sikkerhet og personvern i tankene, slik at du kan være trygg på at dine data er beskyttet.

Det er nå snart 2024, og lønnsåret 2023 nærmer seg raskt slutten. Ettersom A-meldingen for desember 2023 må leveres innen 5. januar 2024, er det nødvendig å avklare flere ting allerede de første arbeidsdagene i det nye året. Nedenfor finner du våre tips og triks for å lette arbeidsbyrden:

1. Feriedager. Husk at man av loven kun kan overføre inntil 12 virkedager av lovfestet ferie. Ansatte over 60 år kan ikke flytte ekstra ferieuker over. Ferie som ikke har blitt avholdt grunnet sykefravær eller foreldrepermisjon, blir automatisk overført til neste år.
2. Avsetning for bonus. Mange bedrifter har bonusordning som avhenger av f.eks. årets omsetning eller resultat. Dette blir vanskelig å utbetale i inntektsåret, da man ofte ikke har alle tallene på plass før året er omme. Husk dermed å avsette for dette i regnskapet slik at kostnaden kommer med i rett år. NB: husk å avsette for både feriepenger og arbeidsgiveravgift også!
3. Gaver til ansatte. Arbeidsgiver kan gi inntil 5.000 kr skattefritt i gaver til ansatte ila et regnskapsår. Vilkåret er at man ikke kan gi kontanter, pengeøverføringer eller gavekort som kan veksles inn i kontanter. Samtidig er det mulig for arbeidsgiver å gi fordelen av naturalytelser som gave til de ansatte. Da vil den ansatte spare skatt i form av lavere inntektsgrunnlag, samt at arbeidsgiver sparer arbeidsgiveravgift.
4. Forsikringsordninger. Husk å innberette den skattepliktige fordelen av forsikringer igjennom året. Man skal ha mottatt en oversikt fra forsikringsselskapet med hva som er skattepliktig pr. ansatt. Tips: dette kan gis til ansatte som gave, men husk å bokføre dette i regnskapet.
5. OTP. Husk å avstem innrapportert OTP mot det som kommer på årsoppgaven i fra pensjonstilbyderen.
6. Ansattreskontroer. Prøv å få ryddet mest mulig saldoer til eller fra ansatte slik at man starter året med blanke ark.
7. Ansattinformasjon. Det kan være lurt å gå igjennom ansattlisten for å rydde i «gammel moro». Ansattinformasjon om personer som har sluttet skal slettes dersom en bedrift ikke har behov for å lagre opplysningene. Ifølge bokføringsloven trenger virksomheter å spare på diverse lønnsdokumentasjon i inntil 5 år. Informasjon som er eldre enn dette bør slettes.
8. Evaluer hvordan lønnsprosessen har foregått igjennom 2023. Er det deler av lønnskjøringsprosessen som er tidkrevende og lite effektiv? Kan man effektivisere timefangst, refusjonsgrunnlag og eventuelt andre prosesser? Her kan det være mulig å integrere tredjepartsystem for å minimere det manuelle arbeidet.
9. Bruker du Visma Lønn? Visma Lønn skal fases ut i 2024 og alternativet som samme leverandør tilbyr er Visma.net Payroll. Her bør det legges en plan for å migrering ut i Payroll. Gjennomfør gjerne punkt 5 og 6 samtidig – da det er muligheter for å effektivisere flere prosesser i Visma.net Payroll.

For små og mellomstore bedrifter har overholdelse av personvernregler blitt en betydelig utfordring med innføringen av GDPR i 2018. GDPR er en omfattende europeisk regulering som har som mål å beskytte personopplysninger og personvernet til individer. Selv om GDPR har flere fordeler når det gjelder å øke personvernet og sikkerheten til forbrukere, står SMB-bedrifter overfor en rekke utfordringer i forbindelse med overholdelse av disse reglene.

En av disse utfordringene er bruken av ikke-godkjente meldingstjenester. Godkjente meldingstjenester for sensitiv informasjon avhenger av flere faktorer, inkludert lokale lover og forskrifter som kan variere fra land til land. E-post er en vanlig måte å kommunisere på, men hvorvidt den er egnet for utveksling av sensitiv informasjon, avhenger av flere faktorer. Her er noen hensyn du bør ta når du vurderer e-post som en tjeneste for å sende sensitiv informasjon:

1. Sikkerhet og kryptering: Standard e-post er vanligvis ikke ende-til-ende-kryptert, noe som betyr at meldinger kan leses av e-postleverandører og andre tredjeparter som har tilgang til e-postoverføringen. For å sikre e-postkommunikasjonen du vurdere å kryptere innholdet ditt før du sender det. Hvis du er en Outlook-bruker kan du enkelt kryptere e-poster på denne måten: Velg Alternativer i en e-postmelding, velg Krypter og velg krypteringen som har begrensningene du vil håndheve, for eksempel Bare krypter eller Ikke videresend.

2. Sikkerhetstiltak for e-postkontoen: Sørg for at du har sterke og unike passord for e-postkontoen din. Aktiver tofaktorautentisering (2FA) hvis det er mulig for ekstra sikkerhet. Som Outlook-bruker er Microsoft Authenticator-appen en enkel og fin løsning for tofaktorautentisering.
3. Autentisering og identitet: Verifiser identiteten til mottakeren før du sender sensitiv informasjon via e-post for å sikre at informasjonen havner i riktige hender.
4. Sikkerhet for mottakeren: Husk at selv om du sender en sikker e-post, er det ikke sikkert at mottakeren har de samme sikkerhetstiltakene på plass. Det kan være en utfordring å kontrollere sikkerheten til mottakerens e-postkonto.
5. Sensitivitetsnivå: Vurder sensitiviteten til informasjonen. For svært sensitiv informasjon, som personnummer eller helseopplysninger, kan det være lurt å bruke mer sikre alternativer enn standard e-post.
6. Brukerfeil: Husk at menneskelige feil kan føre til utilsiktede datalekkasjer. Vær forsiktig med å sende sensitiv informasjon til feil mottaker eller vedlegg til feil e-postadresse.

En åpenbar trend som har vist seg siden midten av forrige tiår er en eksplosiv årlig økning i datamengder som produseres – og denne trenden viser ingen tegn til å stoppe. Med forventninger om at dette på ingen måte vil avta er det naturlig å finne alternative arbeidsmetoder og løsninger for både håndtering og lagring av data.

Database vs. Datavarehus

Tradisjonelt sett har data blitt lagret i databaser. Dataanalytikere henter så data direkte herfra, bearbeider dem, analyserer og frambringer resultat for konsument i form av f.eks. rapporter eller presentasjoner.

Et datavarehus er kort forklart en samling av et selskaps ulike data på én plass. Dataen blir samlet og katalogisert på en måte som tillater enklere tilgang for dataanalytikere, kunder, beslutningstakere og andre – slik at de bruker mindre tid på praktikaliteter, og mer tid på å hente ut dyrebar innsikt.

Oversikt over behov som vanskelig dekkes uten et datavarehus

• Dataintegrasjon: Selskaper har ofte data lagret i forskjellig format og over flere systemer og avdelinger. Datavarehus samler de nødvendige datagrunnlagene på én plass.
• Datakvalitet: Data som lagres i databaser er ofte ubehandlet rådata. Datavarehus tilbyr verktøy til rengjøring, transformering og validering av data og bruken av disse verktøyene forsikrer data av god kvalitet som er klar for videre analyseprosesser.
• Skalering: Datavarehus er designet med tanke på skalering. Etter hvert som selskapet ditt vokser og mengden av data øker er datavarehuset ditt klart til å håndtere disse dataene uten degradering i ytelse.
• Forbedret innsikt: Informerte beslutninger basert på innsikt er nøkkelen til å drive en god butikk og datavarehus gir selskaper enklere og mer nøyaktig tilgang til oppdaterte, historiske og prediktive data for rapporterings- og analyseformål.

Fordeler ved datavarehus

• Kostnadssparing: Sentralisering av datalagring kan redusere behov for overflødige lagringsløsninger som igjen fører til sparte penger for selskapet
• Datagrunnlaget vil være klart for analyser, og disse kan sømløst gjøres på tvers av datakilder
• Med datavarehus kan vi enkelt ta i bruk nye bruksområder i form av rapportering, automatisering og varsling m.m.
• Separerer historiske data fra kilden
• Raskere generering av rapporter
• Standardisert tilgangsstyring gjør det enkelt, oversiktlig og sikkert å gi passende tilganger til medarbeidere og kunder
• En plattform for salg av data til tredjeparter (om ikke i dag, gjerne i fremtiden)

Hvem bør vurdere datavarehus?

• Dataen ligger spredt over flere plattformer, databaser og/eller avdelinger
• Selskapet holder på vesentlige mengder med data (eller observerer en rask vekst i datamengde)
• Selskapet er avhengig av datadrevne beslutninger
• Ønske om solid datastruktur for langsiktig bruk

Selskap som kjenner seg igjen i et eller flere av disse punktene gjør lurt i å vurdere opprettelse av et datavarehus. Datavarehus er en strategisk investering som bør føre til store gevinster framover i tid.

Vi er ekstremt stolte over at leverandøren av økonomisystemet Duett har valgt oss som integrasjonspartner for utvikling av deres viktigste integrasjoner.

I første omgang har vi nå utviklet en integrasjon mellom SmartDok og Duett.

Integrasjonen henter grunndata fra Duett Økonomi til SmartDok, noe som betyr at du kun forholder deg til ett system for opprettelse av prosjekter, kunder, varer og lønnsarter.

Når grunndata har kommet over fra Duett Økonomi kan registrering av mannskapstimer, maskintimer og vareforbruk skje i SmartDok. Etter godkjenning vil dette synkes tilbake til Duett Økonomi for lønnskjøring og fakturering.

Dette gjør at du kan få full kontroll på kostnadsoppfølging på dine prosjekter, kan fakturere raskere, og kjøre lønn enkelt og effektivt. Tidsbesparelsen vil også bli stor, da mye manuelt arbeid fjernes.

Vi har svært dyptgående kunnskap om både Duett og SmartDok sine integrasjonsmuligheter. Det betyr at dersom dere benytter noen av disse systemene, og ønsker få på plass deres egen integrasjon, så er dere nærmere målet enn noen gang.

Compute vet hvor tett knyttet HR og lønn er, og at mange lenge har etterlyst en integrasjon mellom lønnssystem og personalsystem. Vi gleder oss nå over at personalsystemet vårt Huma kan integreres med lønnssystemet vårt Visma.net Payroll.

Fordelene ved at systemer kommuniserer med hverandre er mange. Riktig informasjon, sikker lagring og behandling av informasjon, og brukervennlighet opplever vi som de største fordelene ved integrerte systemer.

Sikker lagring og behandling av informasjon

Som arbeidsgiver er man forpliktet til å etterleve GDPR-reglementet. Integrasjon av personal- og lønnssystem sørger for sikker innhenting av personsensitiv informasjon som kontonummer og personnummer. Med dette har man unngått å sende personsensitiv informasjon gjennom utrygge kanaler. Når personsensitiv informasjon registreres direkte i systemet er vi også trygge på at den er sikkert lagret, at kun den ansatte og nødvendige funksjoner har tilgang på informasjonen. Og sist, men ikke minst, sikrer integrasjonen mellom HR-systemet og lønnssystemet at denne informasjonen blir slettet i henhold til GDPR-reglementet når ansattforholdet avsluttes.

Brukervennlig

Integrasjonen mellom Huma og Visma.net Payroll byr også på økt brukervennlighet for ansatt, leder, HR og lønn. Hva er vel kjedeligere enn dobbeltarbeid eller å forholde seg til inkonsistente data? Med integrasjonen registrer vi informasjon kun en gang, enten det gjelder ferie og sykefravær, lønnsjustering, eller nyansattes personalia.

God informasjon gir god kommunikasjon

Hvordan kan du sikre at ansatte opplever å bli sett og hørt? Hos Compute har vi valgt å satse på åpenhet og flat organisasjonsstruktur. Med andre ord: vi snakker sammen, akkurat som systemene våre. Lederne våre henter informasjon om medarbeidernes arbeidsbelastning, fravær og produktivitet, ferdigheter og kompetanse, og tilgjengelighet fra våre lønns- og personalsystem. Denne informasjonen bruker lederne når de skal tilpasse og delegere arbeidsoppgaver, gi tilbakemeldinger, sette mål, og forhandle om lønn og andre goder.

Bedre tid

Vi har erfart at forenklede HR-prosesser og brukervennlighet øker sannsynligheten for at HR-relaterte oppgaver blir gjennomført. Vi feirer derfor integrasjonen mellom Huma og Visma.net Payroll ved å gi våre kunder en unik sjanse til å booste HR-arbeidet helt uten kostnad. Sammen med Huma tilbyr vi nå gratis bruk av Huma inkludert HR-rådgivning fra oss i Compute i hele tre måneder. Vi mener dette er den perfekte inngangen for små- og mellomstore bedrifter, og kanskje for deg som sitter litt på gjerdet, men vet at det egentlig er på tide å ta tak i HR-arbeidet i din bedrift.